Microsoft SharePoint es una de las herramientas más poderosas —y a menudo menos aprovechadas— del ecosistema Microsoft 365.
Presente en todos los planes de suscripción del sevicio Microsoft 365, desde Business Essentials (Empresa Básico) hasta Enterprise Premium, esta plataforma permite a PYMES y grandes corporaciones mejorar la colaboración empresarial, la gestión de documentos y la automatización de procesos de manera integral.
¿Por qué capacitar en SharePoint?
La mayor parte de las empresas que utiliza Microsoft 365 para su correo corporativo dispone también de SharePoint Online.
Sin embargo, para transformar esta herramienta en un verdadero motor de colaboración es imprescindible desarrollar las competencias del equipo. En otras palabras, la utilidad de SharePoint en una organización depende especialmente de la preparación de los colaboradores.
Impacto de Microsoft SharePoint
SharePoint mas que una herramienta, es una colección completa de capacidades que pueden ser utilizadas para resolver necesidades de:
- Comunicación
- Colaboración
- Gestión de contenido
- Gestión Documental
- Desarrollo de MVP, Prototipos, Pruebas de concepto para aplicaciones
- Automatización de Procesos
- Captura de Datos
- Gobierno de Procesos
Para alcanzar todo su potencial, el diseño de las solciones en SharePoint requiere de un equipo humano que conozca las capacidades del producto y domine las técnicas para el desarrollo de componentes.
Cómo Capacitar en Microsoft SharePoint
Para la capacitación, el desafío es que planificar el entrenamiento en SharePoint requiere conocer la forma en que se usará este producto en la organización y los roles que tendrán los colaboradores sobre este producto como requisito para planificar el training.
En términos muy generales, la implementación de SharePoint requiere los siguientes perfiles:
Administradores
Profesionales y técnicos a cargo de la configuración de Microsoft 365 y de la Plataforma SharePoint. Son los encargados de:
- Asignar los permisos.
- Crear los sitios
- Agregar los usuarios a los sitios de acuerdo con sus permisos asignados.
Colaboradores
Son los encargados de crear o editar los contenidos en la plataforma, incluyendo:
- Creación de Páginas
- Creación de Listas
- Creación de Bibliotecas
Usuarios
En la práctica los usuarios son los “lectores” del contenido, corresponden a la mayor parte de los usuarios de SharePoint y sus permisos son asignados sobre la base de que a cada usuario le corresponda el acceso al conjunto de recursos específicos que se requieran.
Contenidos
Esta variabilidad de las competencias requiere un enfoque distinto para la planificación de la capacitación en SharePoint, el esquema regular de Niveles, “Básico”, “Intermedio”, “Avanzado” es difícilmente aplicable en este producto, por lo que definimos un modelo de entrenamiento por módulos, basados en roles y objetivos, los módulos son seleccionados en función de la realidad específica de la organización:
Inducción
El primer desafío para usar SharePoint es conocer las capacidades del producto.
- Módulo: Introducción a Microsoft 365.
- Objetivo: Reconocer las capacidades de Microsoft 365 como Servicio
- Audiencia: Usuarios de Microsoft 365
Luego corresponde conocer las capacidades de SharePoint
- Módulo: Introducción a SharePoint Online
- Objetivo: Entender las capacidades de SharePoint Online (365) como Plataforma de Colaboración y Gestor de Contenidos en la Nube
- Audiencia: Usuarios de Microsoft 365
Fundamentos de Microsoft SharePoint
Identificadas las capacidades de SharePoint y de Microsoft 365, es el turno de conocer los componentes de la plataforma:
- Módulo: Componentes de SharePoint Online
- Objetivo: Conocer los componentes de SharePoint Online
- Audiencia: Usuarios de SharePoint Online
Uso de Microsoft SharePoint
Implantadas las competencias esenciales sobre SharePoint, el entrenamiento toma forma en función del público objetivo y diseño específico del producto en la organización, los módulos en esta etapa incluyen:
- Gestión de Permisos
- Taller de Creación de Sitios
- Taller de Creación de Listas
- Taller de Creación de Biblioteca
- Uso de SharePoint con Power Apps para aplicaciones de registro de datos.
- Uso de SharePoint con Power Automate para automatización de procesos.
Incluyendo además las inducciones, cursos o talleres para capacitar a los usuarios sobre portales y soluciones
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