Los permisos y roles en SharePoint Online son conceptos clave para entender cómo se puede acceder y modificar la información almacenada en esta plataforma. En este hilo, vamos a explicar brevemente qué son los permisos y los roles, y cómo se pueden asignar y gestionar.
Los permisos son el conjunto de acciones que un usuario puede realizar sobre un recurso de SharePoint 365, como un sitio, una biblioteca, una lista o un elemento. Por ejemplo, algunos permisos son: leer, editar, eliminar, crear, aprobar, etc. Los permisos se pueden otorgar directamente a un usuario o a un grupo de usuarios.
Los roles son el conjunto de permisos que se agrupan bajo un nombre común para facilitar su asignación. Por ejemplo, el rol de Lector incluye los permisos de leer y abrir los recursos, pero no los de editar o eliminar.
Los roles de SharePoint Online se pueden crear y personalizar según las necesidades de cada organización, dentro de cada sitio, por el propietario del sitio.
Para asignar permisos y roles a los usuarios de SharePoint Online, se puede utilizar el panel de administración de la plataforma o el menú de configuración de cada recurso.
Desde ahí, se puede seleccionar el usuario o grupo al que se quiere otorgar el permiso o rol, y elegir la opción correspondiente. También se puede revocar o modificar un permiso o rol existente siguiendo el mismo procedimiento.
La buena práctica en SharePoint es asignar los permisos o roles a grupos de usuarios, nunca a usuarios individuales.
Es importante tener en cuenta que los permisos y roles se heredan por defecto desde el nivel superior al inferior.
Es decir, si se asigna un permiso o rol a un usuario en un sitio, este tendrá el mismo permiso o rol en todas las bibliotecas, listas y elementos que pertenezcan a ese sitio, a menos que se especifique lo contrario.
Esto permite mantener una coherencia y seguridad en el acceso a la información, aunque puede condicionar el diseño del sitio, al esquema de grupos y permisos.
Finalmente, los permisos y roles en SharePoint son herramientas que permiten controlar quién puede hacer qué con los recursos de la plataforma. Se recomienda utilizarlos con criterio y responsabilidad, revisarlos periódicamente para evitar posibles problemas o conflictos.
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